Software Audits<\/b> sind in der Branche aktueller denn je. Die Anzahl an Software Audits steigt immer weiter an. Einigen Herstellern erscheint es als probates Mittel, um Lizenzverk\u00e4ufe anzukurbeln und zus\u00e4tzliche Einnahmen zu generieren. Auch wenn Kunden manchmal \u00fcber Jahre nicht auditiert werden \u2013 hier m\u00fcsste man sich fragen, ob man eigentlich zu viel kauft \u2013 bedeutet dies noch lange nicht, dass Kunden von Software Herstellern \u201evergessen\u201c werden. Irgendwann ist jeder dran und wer bereits schon einmal im Fadenkreuz eines Software Audits war, der wird es in Zukunft garantiert auch wieder werden.
\nGerade zu Beginn des Software Audits, also wenn die Unternehmen den gef\u00fcrchteten \u201eNotification Letter\u201c bekommen, kann in den Software Asset Management<\/b> Abteilungen Einiges schieflaufen.<\/p>\n
Die Software Audit-Experten von ProLicense<\/b> haben die f\u00fcnf Top-Tipps, die zu Beginn des Software Audits zu beachten sind, hier zusammengestellt:<\/p>\n
1. Nimm es Ernst!<\/i><\/b>
\nLeider stellen die versierten Spezialisten immer wieder fest, dass Software Audits am Anfang nicht ernst genug genommen werden. \u201eEs m\u00fcssen sofort alle Alarmsirenen bimmeln. Oft geht wertvolle Zeit verloren, weil Prozesse fehlen und sich keiner so richtig zust\u00e4ndig f\u00fchlt\u201c, berichtet Markus Oberg<\/b>, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits. Erkennen die Unternehmen am Anfang des Software Audits nicht die Risiken, die damit in Verbindung stehen, wird allzu leicht bereits ersten Terminen mit den Auditoren zugestimmt \u2013 getreu den Motto:\u201eMan kann ja erstmal zuh\u00f6ren, was die so wollen\u2026\u201c<\/i><\/b>
\n\u201eAber genau hier f\u00e4ngt das \u00dcbel bereits an. Es werden oft bereits erste Fragen zur Lizenz-situation gestellt; schnell verstricken sich Unternehmen in Aussagen, die sich sp\u00e4ter nicht so leicht zur\u00fccknehmen lassen\u201c, so Oberg weiter. \u201eSobald der Audit-Letter hereinflattert, muss ein definierter Prozess starten, um dem Audit richtig zu begegnen. Wer noch keinen Prozess mit einem festen SAR-Team (Software Audit Response-Team) etabliert hat, sollte jetzt damit anfangen\u201c, erkl\u00e4rt Software-Audit-Experte Christian Grave<\/b>, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der ProLicense GmbH.<\/p>\n
2. Leg Deine Strategie fest!<\/b><\/i>
\nGrunds\u00e4tzlich m\u00fcssen Unternehmen entscheiden, mit welcher Strategie sie dem Software Audit begegnen wollen. Soll das Audit mit allen Mitteln verhindert werden oder m\u00f6chte man kooperativ das Audit schnell hinter sich bringen. \u201eEs bieten sich verschiedene Strategien an, dem Audit zu begegnen. Man kann es grunds\u00e4tzlich verweigern oder auch einen auf den Kunden zugeschnittenen Vertrag \u00fcber den Ablauf des Software Audits mit dem Hersteller vereinbaren\u201c, so Oberg. \u201eEinfach mal loslegen und schauen, wie es so l\u00e4uft, f\u00fchrt in der Regel zu schlechten Ergebnissen aus Kundensicht\u201c, weiss Grave aus seiner langj\u00e4hrigen Erfahrung mit Software License Reviews zu berichten.<\/p>\n
3. Schlie\u00df die Reihen!<\/i><\/b>
\n\u201eDie Auditoren werden mit allen Mitteln versuchen ins Unternehmen zu kommen \u2013 auch wenn sie alle Rolll\u00e4den herunterziehen und sich mit allen rechtlichen Mitteln gegen das vielleicht unrechtm\u00e4\u00dfige Audit wehren\u201c, erkl\u00e4rt Rechtsanwalt S\u00f6ren Reimers<\/b>, ebenfalls Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der ProLicense GmbH. \u201eWir haben bereits \u00f6fter erlebt, dass letztlich geh\u00f6riger Druck auf den CEO ausge\u00fcbt wird, weil man auf Herstellerseite der Ansicht ist, dass Lizenzmanagement sei nicht kooperativ genug\u201c, berichtet Grave. Wichtig ist, dass sich alle \u2013 bis zur Unternehmensspitze \u2013 den Risiken bewusst sind und sich an die Prozesse halten und bei allen Anfragen des Herstellers und der Auditoren immer wieder auf das SAR-Team verweisen. \u201eSingle-Point-of-Contact\u201c ist das Stichwort.<\/p>\n
4. Kl\u00e4re die rechtliche Position!<\/i><\/b>
\n\u201eKunden m\u00fcssen unbedingt wissen, wo sie rechtlich stehen\u201c, mahnt Rechtsanwalt Reimers. Zum einen geht es um die relevanten Vertr\u00e4ge: Was wurde unterschrieben zu welchen Bedingungen und welche AGBs wurden wirksam mit einbezogen? Welche \u00c4nderungen gab es seither? Wurde ein Rahmenvertrag mit Individualklauseln abgeschlossen, der zu beachten ist, usw.
\n\u201eNur wer seine Situation genau kennt und die Auswirkungen der Vertragsinhalte bis ins Detail absch\u00e4tzen kann, wird wirksam gegen das Audit vorgehen k\u00f6nnen\u201c, erkl\u00e4rt Oberg. Es muss im Unternehmen auf der einen Seite klar sein, wozu man verpflichtet ist und welche Rechte man selbst hat. Allzu oft wird zu viel Prozesshoheit an die Auditoren abgegeben. \u201eDie Auditoren stellen sich selbst gern als Berater der Kunden dar. Sie verf\u00fcgen meist \u00fcber einen erheblichen Wissens- und Erfahrungsvorsprung und k\u00f6nnen Ihren Case somit gut vertreten. Kunden tendieren dann aus Unsicherheit dazu ihm zuzustimmen. Aber bedenken Sie immer wem Sie gegen\u00fcbersitzen. Das Ziel der Auditoren, oft durch pers\u00f6nliche Compensation-Pl\u00e4ne manifestiert, ist es, einen Lizenzdeal mit Ihrem Unternehmen abzuschlie\u00dfen. Nur dann kann der Auditor beim n\u00e4chsten Business Review im eigenen Unternehmen einen Erfolg vermelden.\u201c, gibt Grave zu bedenken, der selbst acht Jahre bei Oracle besch\u00e4ftigt war.<\/p>\n
5. Gib nur durchdachte und f\u00fcr Dein Ziel richtige Antworten<\/i><\/b>
\nWenn Unternehmen verstanden haben, dass man Software Audits nicht auf die leichte Schulter nehmen kann, muss ad\u00e4quat auf den \u201eNotification Letter\u201c geantwortet werden. Die Art der Antwort h\u00e4ngt dabei von der jeweiligen Software Audit-Strategie ab, die das Unternehmen gew\u00e4hlt hat. Will man hart ablehnen oder zun\u00e4chst erg\u00e4nzende Fragen stellen?
\n\u201eWer das Audit \u00fcber sich ergehen lassen will, jedoch mehr Zeit ben\u00f6tigt oder einen individuellen Ablauf verhandeln will, ist gut beraten, sich den Auditbrief einmal ganz genau \u2013Wort f\u00fcr Wort \u2013 anzuschauen. Leicht findet man Anhaltspunkte, auf die man gezielt antworten kann\u201c, verdeutlicht Reimers. In der Regel beziehen sich die Auditoren auf \u201edie vertragsgem\u00e4\u00dfen Rechte\u201c, diese kann man sich ja einmal genau schriftlich darlegen lassen bevor man im Prozess weiter voranschreitet. \u201eGelegentlich steht in Audit-Anschreiben, dass dem Kunden kostenlose Beratungsdienstleistungen zum Verst\u00e4ndnis vertragsgem\u00e4\u00dfer Nutzung der Software angeboten werden \u2013 kein Wort bezieht sich auf ein Software Audit\u201c, erg\u00e4nzt Grave. Wie w\u00e4re es, wenn Kunden erst einmal dankend ablehnen und auf derartige Beratung verzichten oder darauf hinweisen, dass Beratungsdienstleistungen im Hause zun\u00e4chst einmal ausgeschrieben werden m\u00fcssen? \u201eDie Auditoren m\u00fcssen dann die Katze aus dem Sack lassen und konkreter werden. Dies erm\u00f6glicht dem Kunden an dieser Stelle zun\u00e4chst Zeit zu gewinnen, und dann alle rechtlichen Mittel auszusch\u00f6pfen, um das Software Audit zu verhindern. In einzelnen F\u00e4llen verlaufen die Dinge dann auch einfach im Sande\u201c, meint Markus Oberg. Zumindest ist es ein Zeitgewinn, den man auch nutzen kann, um sich vorab einen \u00dcberblick zu verschaffen. Und wenn man dann wirklich feststellt, dass etwas compliance seitig im Argen ist, kann man dann kontrolliert entsprechende Entscheidungen treffen, wie damit umzugehen.
\nIn allen einzelnen Punkten steckt eine Menge Arbeit f\u00fcr die Software Asset Management- und Rechtsabteilungen. Wer dies unter Zeitdruck im Software Audit erledigen muss, erreicht meist keine optimalen Ergebnisse. W\u00fcnschenswert w\u00e4re es, wenn man alle Prozesse und Vertr\u00e4ge einfach fertig aus der Schublade zieht. \u201eWir halten bei uns in der Lighthouse Alliance alle Dokumente bereit, die man f\u00fcr ein Software Audit braucht \u2013egal um welchen Hersteller es geht\u201c, sagt Chairman Oberg. \u00dcber die Website der Lighthouse Alliance k\u00f6nnen interessierte Unternehmen Kontakt zu den Software Audit-Spezialisten aufnehmen und sich \u00fcber die Lighthouse Alliance informieren. Dieser Kundenallianz gegen Audits geh\u00f6ren mittlerweile 28 Unternehmen an \u2013 darunter einige DAX-\/MDAX-Konzerne, sowie Konzerne aus \u00d6sterreich und der Schweiz. \u201eUnsere Mitglieder erzielen zusammen einen Umsatz von \u00fcber 700 Milliarden Euro und haben unz\u00e4hlige Audits durchlebt. Wir bringen all diese Erfahrungen zusammen. Neben dem Wissensvorsprung, den man mit dem Beitritt hat, erh\u00e4lt man Zutritt zu einem exklusiven Kompetenznetzwerk von Spezialisten, die sich immer gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen\u201c, so Oberg abschlie\u00dfend.
\nMehr erfahren Unternehmen auf
\nwww.lighthouse-alliance.com<\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Software Audits<\/b> sind in der Branche aktueller denn je. Die Anzahl an Software Audits steigt immer weiter an. Einigen Herstellern erscheint es als probates Mittel, um Lizenzverk\u00e4ufe anzukurbeln und zus\u00e4tzliche Einnahmen zu generieren. Auch wenn Kunden manchmal \u00fcber Jahre nicht auditiert werden \u2013 hier m\u00fcsste man sich fragen, ob man eigentlich zu viel kauft \u2013 bedeutet dies noch lange nicht, dass Kunden von Software Herstellern \u201evergessen\u201c werden. Irgendwann ist jeder dran und wer bereits schon einmal im Fadenkreuz eines Software Audits war, der wird es in Zukunft garantiert auch wieder werden.
\nGerade zu Beginn des Software Audits, also wenn die Unternehmen den gef\u00fcrchteten \u201eNotification Letter\u201c bekommen, kann in den Software Asset Management<\/b> Abteilungen Einiges schieflaufen.
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\nDie Software Audit-Experten von ProLicense<\/b> haben die f\u00fcnf Top-Tipps, die zu Beginn des Software Audits zu beachten sind, hier zusammengestellt:
\n1. Nimm es Ernst!<\/i><\/b>
\nLeider stellen die versierten Spezialisten immer wieder fest, dass Software Audits am Anfang nicht ernst genug genommen werden. \u201eEs m\u00fcssen sofort alle Alarmsirenen bimmeln. Oft geht wertvolle Zeit verloren, weil Prozesse fehlen und sich keiner so richtig zust\u00e4ndig f\u00fchlt\u201c, berichtet Markus Oberg<\/b>, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits. Erkennen die Unternehmen am Anfang des Software Audits nicht die Risiken, die damit in Verbindung stehen, wird allzu leicht bereits ersten Terminen mit den Auditoren zugestimmt \u2013 getreu den Motto:
\n\u201eMan kann ja erstmal zuh\u00f6ren, was die so wollen\u2026\u201c<\/i><\/b>
\n\u201eAber genau hier f\u00e4ngt das \u00dcbel bereits an. Es werden oft bereits erste Fragen zur Lizenz-situation gestellt; schnell verstricken sich Unternehmen in Aussagen, die sich sp\u00e4ter nicht so leicht zur\u00fccknehmen lassen\u201c, so Oberg weiter. \u201eSobald der Audit-Letter hereinflattert, muss ein definierter Prozess starten, um dem Audit richtig zu begegnen. Wer noch keinen Prozess mit einem festen SAR-Team (Software Audit Response-Team) etabliert hat, sollte jetzt damit anfangen\u201c, erkl\u00e4rt Software-Audit-Experte Christian Grave<\/b>, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der ProLicense GmbH.
\n2. Leg Deine Strategie fest!<\/b><\/i>
\nGrunds\u00e4tzlich m\u00fcssen Unternehmen entscheiden, mit welcher Strategie sie dem Software Audit begegnen wollen. Soll das Audit mit allen Mitteln verhindert werden oder m\u00f6chte man kooperativ das Audit schnell hinter sich bringen. \u201eEs bieten sich verschiedene Strategien an, dem Audit zu begegnen. Man kann es grunds\u00e4tzlich verweigern oder auch einen auf den Kunden zugeschnittenen Vertrag \u00fcber den Ablauf des Software Audits mit dem Hersteller vereinbaren\u201c, so Oberg. \u201eEinfach mal loslegen und schauen, wie es so l\u00e4uft, f\u00fchrt in der Regel zu schlechten Ergebnissen aus Kundensicht\u201c, weiss Grave aus seiner langj\u00e4hrigen Erfahrung mit Software License Reviews zu berichten.
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\n\u201eDie Auditoren werden mit allen Mitteln versuchen ins Unternehmen zu kommen \u2013 auch wenn sie alle Rolll\u00e4den herunterziehen und sich mit allen rechtlichen Mitteln gegen das vielleicht unrechtm\u00e4\u00dfige Audit wehren\u201c, erkl\u00e4rt Rechtsanwalt S\u00f6ren Reimers<\/b>, ebenfalls Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der ProLicense GmbH. \u201eWir haben bereits \u00f6fter erlebt, dass letztlich geh\u00f6riger Druck auf den CEO ausge\u00fcbt wird, weil man auf Herstellerseite der Ansicht ist, dass Lizenzmanagement sei nicht kooperativ genug\u201c, berichtet Grave. Wichtig ist, dass sich alle \u2013 bis zur Unternehmensspitze \u2013 den Risiken bewusst sind und sich an die Prozesse halten und bei allen Anfragen des Herstellers und der Auditoren immer wieder auf das SAR-Team verweisen. \u201eSingle-Point-of-Contact\u201c ist das Stichwort.
\n4. Kl\u00e4re die rechtliche Position!<\/i><\/b>
\n\u201eKunden m\u00fcssen unbedingt wissen, wo sie rechtlich stehen\u201c, mahnt Rechtsanwalt Reimers. Zum einen geht es um die relevanten Vertr\u00e4ge: Was wurde unterschrieben zu welchen Bedingungen und welche AGBs wurden wirksam mit einbezogen? Welche \u00c4nderungen gab es seither? Wurde ein Rahmenvertrag mit Individualklauseln abgeschlossen, der zu beachten ist, usw.
\n\u201eNur wer seine Situation genau kennt und die Auswirkungen der Vertragsinhalte bis ins Detail absch\u00e4tzen kann, wird wirksam gegen das Audit vorgehen k\u00f6nnen\u201c, erkl\u00e4rt Oberg. Es muss im Unternehmen auf der einen Seite klar sein, wozu man verpflichtet ist und welche Rechte man selbst hat. Allzu oft wird zu viel Prozesshoheit an die Auditoren abgegeben. \u201eDie Auditoren stellen sich selbst gern als Berater der Kunden dar. Sie verf\u00fcgen meist \u00fcber einen erheblichen Wissens- und Erfahrungsvorsprung und k\u00f6nnen Ihren Case somit gut vertreten. Kunden tendieren dann aus Unsicherheit dazu ihm zuzustimmen. Aber bedenken Sie immer wem Sie gegen\u00fcbersitzen. Das Ziel der Auditoren, oft durch pers\u00f6nliche Compensation-Pl\u00e4ne manifestiert, ist es, einen Lizenzdeal mit Ihrem Unternehmen abzuschlie\u00dfen. Nur dann kann der Auditor beim n\u00e4chsten Business Review im eigenen Unternehmen einen Erfolg vermelden.\u201c, gibt Grave zu bedenken, der selbst acht Jahre bei Oracle besch\u00e4ftigt war.
\n5. Gib nur durchdachte und f\u00fcr Dein Ziel richtige Antworten<\/i><\/b>
\nWenn Unternehmen verstanden haben, dass man Software Audits nicht auf die leichte Schulter nehmen kann, muss ad\u00e4quat auf den \u201eNotification Letter\u201c geantwortet werden. Die Art der Antwort h\u00e4ngt dabei von der jeweiligen Software Audit-Strategie ab, die das Unternehmen gew\u00e4hlt hat. Will man hart ablehnen oder zun\u00e4chst erg\u00e4nzende Fragen stellen?
\n\u201eWer das Audit \u00fcber sich ergehen lassen will, jedoch mehr Zeit ben\u00f6tigt oder einen individuellen Ablauf verhandeln will, ist gut beraten, sich den Auditbrief einmal ganz genau \u2013Wort f\u00fcr Wort \u2013 anzuschauen. Leicht findet man Anhaltspunkte, auf die man gezielt antworten kann\u201c, verdeutlicht Reimers. In der Regel beziehen sich die Auditoren auf \u201edie vertragsgem\u00e4\u00dfen Rechte\u201c, diese kann man sich ja einmal genau schriftlich darlegen lassen bevor man im Prozess weiter voranschreitet. \u201eGelegentlich steht in Audit-Anschreiben, dass dem Kunden kostenlose Beratungsdienstleistungen zum Verst\u00e4ndnis vertragsgem\u00e4\u00dfer Nutzung der Software angeboten werden \u2013 kein Wort bezieht sich auf ein Software Audit\u201c, erg\u00e4nzt Grave. Wie w\u00e4re es, wenn Kunden erst einmal dankend ablehnen und auf derartige Beratung verzichten oder darauf hinweisen, dass Beratungsdienstleistungen im Hause zun\u00e4chst einmal ausgeschrieben werden m\u00fcssen? \u201eDie Auditoren m\u00fcssen dann die Katze aus dem Sack lassen und konkreter werden. Dies erm\u00f6glicht dem Kunden an dieser Stelle zun\u00e4chst Zeit zu gewinnen, und dann alle rechtlichen Mittel auszusch\u00f6pfen, um das Software Audit zu verhindern. In einzelnen F\u00e4llen verlaufen die Dinge dann auch einfach im Sande\u201c, meint Markus Oberg. Zumindest ist es ein Zeitgewinn, den man auch nutzen kann, um sich vorab einen \u00dcberblick zu verschaffen. Und wenn man dann wirklich feststellt, dass etwas compliance seitig im Argen ist, kann man dann kontrolliert entsprechende Entscheidungen treffen, wie damit umzugehen.
\nIn allen einzelnen Punkten steckt eine Menge Arbeit f\u00fcr die Software Asset Management- und Rechtsabteilungen. Wer dies unter Zeitdruck im Software Audit erledigen muss, erreicht meist keine optimalen Ergebnisse. W\u00fcnschenswert w\u00e4re es, wenn man alle Prozesse und Vertr\u00e4ge einfach fertig aus der Schublade zieht. \u201eWir halten bei uns in der Lighthouse Alliance alle Dokumente bereit, die man f\u00fcr ein Software Audit braucht \u2013egal um welchen Hersteller es geht\u201c, sagt Chairman Oberg. \u00dcber die Website der Lighthouse Alliance k\u00f6nnen interessierte Unternehmen Kontakt zu den Software Audit-Spezialisten aufnehmen und sich \u00fcber die Lighthouse Alliance informieren. Dieser Kundenallianz gegen Audits geh\u00f6ren mittlerweile 28 Unternehmen an \u2013 darunter einige DAX-\/MDAX-Konzerne, sowie Konzerne aus \u00d6sterreich und der Schweiz. \u201eUnsere Mitglieder erzielen zusammen einen Umsatz von \u00fcber 700 Milliarden Euro und haben unz\u00e4hlige Audits durchlebt. Wir bringen all diese Erfahrungen zusammen. Neben dem Wissensvorsprung, den man mit dem Beitritt hat, erh\u00e4lt man Zutritt zu einem exklusiven Kompetenznetzwerk von Spezialisten, die sich immer gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen\u201c, so Oberg abschlie\u00dfend.
\nMehr erfahren Unternehmen auf
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