Das LMS-Team von Oracle hat Ihnen einen freundlichen Brief mit der Ank\u00fcndigung eines Oracle License Review (Oracle Audit) gesendet? Oftmals wird dann in der Regel panisch reagiert. Was ist jetzt zu tun?<\/p>\n
Ein Software Audit ist meistens unangenehm und kommt nie zum richtigen Zeitpunkt. Eigentlich hatten die Lizenz-Manager schon l\u00e4nger damit gerechnet und wollten einmal alles genau unter die Lupe nehmen, wenn daf\u00fcr Zeit ist. Es war blo\u00df nie Zeit, da ein IT-Projekt das n\u00e4chste jagte. Nun ist es zu sp\u00e4t. Der Tag X ist da und Oracle h\u00e4tte w\u00fcrde gerne zeitnah (45 Tage Ank\u00fcndigungsfrist) mit Ihnen den Prozess des Oracle Audits besprechen. Viele Fragezeichen sind auf den Gesichtern der IT-Verantwortlichen nach Eingang der Oracle License Review Ank\u00fcndigung zu sehen. Am meisten f\u00fcrchtet man sich bereits vor dem Abschlussbericht und versucht wage zu sch\u00e4tzen, wie gro\u00df die Rechnung f\u00fcr die m\u00f6gliche Nachlizenzierung wohl sein wird. Gedanklich sucht man bereits nach Argumenten, die man dem Controlling pr\u00e4sentieren kann, warum das IT-Budget in diesem Jahr nicht ausreichen wird und wie es \u00fcberhaupt dazu kommen konnte. Mit einem Oracle License Review verbindet unseres Wissens nur ganz selten jemand etwas Positives. Oracle Audits sind meistens arbeitsintensiv, nervenraubend und bei einer identifizierten Unterlizenzierung teuer.
\nEs k\u00f6nnte auch anders laufen.<\/p>\n
Stellen sie sich vor, wie in einem anderen Unternehmen der verantwortliche Lizenzmanager nach Erhalt des Schreibens von Oracle eine Rundmail an sein SAR-Team (Software Audit Response Team) sendet und kurzfristig eine Audit-Konferenz einberuft. Er sendet umgehend ein Schreiben an Oracle, indem er das weitere Prozedere f\u00fcr das Oracle License Review definiert, da er genau wei\u00df, welche Anforderungen rechtlich tats\u00e4chlich im Rahmen eines Audits zu erf\u00fcllen sind. In der Konferenz werden noch einmal kurz die Verantwortlichkeiten durchgesprochen. Da man vor 6 Monaten gerade ein internes Friendly-Audit (Oracle Health Check) durchlaufen hat, wei\u00df jeder, was zu tun ist und man arbeitet die Anforderungen routiniert ab. Das Ergebnis des Abschlussberichts kennt man bereits heute: Compliance.
\nEin schlagkr\u00e4ftiges SAR-Team besteht aus internen Fachkr\u00e4ften, die von externen Experten erg\u00e4nzt werden. Dieses besteht mindestens aus Ihrem Lizenzmanager, Ihrem IT-Betriebsverantwortlichem und Ihrem Einkaufsmanager. Diesen internen Mitarbeitern werden externe Oracle Audit-Experten zur Seite gestellt. Die ProLicense GmbH ist unter anderem auf Oracle License Reviews spezialisiert und unterst\u00fctzt Ihre Mitarbeiter mit einem professionellen Verhandler, einem spezialisierten Juristen und einem weiteren Oracle License Professional.
\nDie Erfahrungen aus einer Vielzahl von Oracle Audits haben gezeigt, dass drei Kern-Themen f\u00fcr den Aufbau eines optimalen SAR-Teams existenziell sind:<\/p>\n
Wenn Sie Externe f\u00fcr Ihr SAR-Team verpflichten, achten Sie darauf, dass diese absolut unabh\u00e4ngig agieren k\u00f6nnen. Sie sollten keinerlei Verflechtung mit Oracle haben. Es existieren eine Reihe von Beratungsh\u00e4usern am Markt, die zum einen Oracle Kunden bei Lizenzthemen beraten und Oracle Lizenzen vertreiben, aber auch gleichzeitig f\u00fcr die Oracle Auditabteilung (Oracle LMS) Audits im Auftrage von Oracle bei Kunden durchf\u00fchren. Wenn sie eine Steuererkl\u00e4rung beim Finanzamt einreichen, werden Sie sich ja auch von einem unabh\u00e4ngigen Steuerberater beraten lassen und nicht von einem Mitarbeiter des Finanzamtes, bei dem Sie am Ende eine evtl. Nachzahlung leisten m\u00fcssen\u2026 Sch\u00e4tzen Sie f\u00fcr sich selbst ein, wie gut eine Beratung sein kann, wenn sie nicht vollkommen unabh\u00e4ngig ist.<\/p>\n
Ebenso wichtig wie die Unabh\u00e4ngigkeit ist eine langj\u00e4hrige Expertise. Die von Ihnen ausgew\u00e4hlten Berater sollten seit vielen Jahren in der Branche arbeiten und m\u00f6glichst einige Jahre bei dem Software-Hersteller, der bei Ihnen das Audit durchf\u00fchrt, gearbeitet haben. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, nur die Lizenzregeln zu lesen und zu verstehen. Wenn es um Verhandlungen im Rahmen eines Oracle License Reviews geht, ist deutlich mehr Wissen gefragt. Ihre externen Berater werden nur beste Ergebnisse erzielen, wenn sie bereits eine Vielzahl von Oracle Audits begleitet haben und die Vertriebsinteressen und Abl\u00e4ufe auf Herstellerseite sehr gut kennen.<\/p>\n
Letztlich geht es bei der Aufstellung Ihres SAR-Teams auch um die Zusammenstellung von vernetztem Fachwissen aus drei Bereichen:<\/p>\n
Ihre Berater sollten Fachjuristen hinzuziehen k\u00f6nnen, die sich bestens mit den Feinheiten des Lizenzrechts und der Rechte der Hersteller zum Auditieren auskennen. Mitunter berufen sich Software-Hersteller auf Lizenzklauseln oder ABGs, deren Wirksamkeit nach deutschem Recht h\u00e4ufig sehr kritisch zu beurteilen sind. Falls Sie Auditklauseln individuell verhandelt haben, schaffen Sie eine Individualvereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und Oracle, die wirksam sind. Was ist zu tun? Diese und andere Fallstricke sollten und k\u00f6nnen Sie vermeiden \u2013 mit einer auf Oracle spezialisierten juristischen Beratung.<\/p>\n
Neben juristischem Fachwissen ist wichtig, dass Ihre Berater eine fundierte kaufm\u00e4nnische Expertise besitzen, damit Sie Ihre Konzernstruktur genau verstehen und die optimale Lizenzierung f\u00fcr Ihr Unternehmen entwickeln k\u00f6nnen. Bestenfalls sind Ihre Berater auch mit den M&A Auswirkungen auf Ihre Lizenzen vertraut und k\u00f6nnen so bereits heute zuk\u00fcnftige Fehler vermeiden, die durch Firmenverk\u00e4ufe oder -\u00fcbernahmen entstehen. In diesem Bereich \u2013 vor allem in gro\u00dfen Konzernen \u2013 schlummern hohe versteckte Kosten, die die Einhaltung Ihres IT-Budgets stark gef\u00e4hrden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Letztlich ist wichtig, dass Ihre externen Berater auch umfangreiches technisches Wissen vorhalten. Nur wenn diese im Detail das Auditvorgehen des Herstellers kennen, also z.B. auch die Funktionsweise der seitens Oracle eingesetzten Ausleseskripte, werden Sie optimale Ergebnisse erzielen. Es ist absolut wichtig, dass Sie genau verstehen, was die Daten bedeuten, die Sie gegebenenfalls an Oracle liefern, und was der Hersteller anhand dieser Daten auslie\u00dft.
\nWenn Sie diese drei Kernaspekte bestm\u00f6glich beachten, dann werden Sie in den Genuss einer sehr seltenen Erfahrung kommen: ein entspanntes Oracle Audit ohne b\u00f6se \u00dcberraschungen. \u201eMan kann es einfach nicht oft genug erw\u00e4hnen: Ein Oracle Audit ist in erster Linie eine juristische Herausforderung\u201c, hebt Rechtsanwalt S\u00f6ren Reimers hervor, gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter der ProLicense GmbH aus Berlin. \u201eWenn Sie ein schlagkr\u00e4ftiges SAR-Team aufstellen und regelm\u00e4\u00dfig interne Friendly Audits durchf\u00fchren, gewinnen Sie auch bei der technischen Auslese und Analyse Routine und Sicherheit\u201c, berichtet Diplom-Kaufmann Christian Grave, ebenfalls gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter der ProLicense.
\nDie Berater von ProLicense erf\u00fcllen nicht nur alle Punkte f\u00fcr ein optimales SAR-Team, sondern sind die Entwickler eines routinierten Audit-Prozesses und haben den Begriff des SAR-Teams richtungsweisend in der Region DACH beeinflusst. \u201eEs ist immer wieder ein gutes Gef\u00fchl, wenn unsere Mandaten selbstsicher und gut informiert in den Audit Prozess mit Oracle einsteigen k\u00f6nnen \u201c, berichtet Diplom-Kaufmann Markus Oberg, Partner und Business Development Manager bei ProLicense. \u201eWir verschaffen unseren Mandaten einen Oracle Audit Prozess auf Augenh\u00f6he mit dem Hersteller und finden auch in den F\u00e4llen, wo wir sehr sp\u00e4t hinzugerufen werden, oft durch die genaue Analyse des Oracle Abschlussberichts eine Verhandlungsl\u00f6sung im Sinne des Kunden\u201c, so Oberg weiter. Bedenken Sie aber, dass Sie m\u00f6glichst ein optimales SAR-Team zusammenstellen sollten, bevor der Audit Ank\u00fcndigungsbrief von Oracle auf dem Tisch liegt und nicht danach. Fangen Sie am besten morgen damit an, denn das n\u00e4chste Oracle License Review kommt bestimmt.
\nMehr erfahren Sie unter www.prolicense.de\/oracle-audit<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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\nEin Software Audit ist meistens unangenehm und kommt nie zum richtigen Zeitpunkt. Eigentlich hatten die Lizenz-Manager schon l\u00e4nger damit gerechnet und wollten einmal alles genau unter die Lupe nehmen, wenn daf\u00fcr Zeit ist. Es war blo\u00df nie Zeit, da ein IT-Projekt das n\u00e4chste jagte. Nun ist es zu sp\u00e4t. Der Tag X ist da und Oracle h\u00e4tte w\u00fcrde gerne zeitnah (45 Tage Ank\u00fcndigungsfrist) mit Ihnen den Prozess des Oracle Audits besprechen. Viele Fragezeichen sind auf den Gesichtern der IT-Verantwortlichen nach Eingang der Oracle License Review Ank\u00fcndigung zu sehen. Am meisten f\u00fcrchtet man sich bereits vor dem Abschlussbericht und versucht wage zu sch\u00e4tzen, wie gro\u00df die Rechnung f\u00fcr die m\u00f6gliche Nachlizenzierung wohl sein wird. Gedanklich sucht man bereits nach Argumenten, die man dem Controlling pr\u00e4sentieren kann, warum das IT-Budget in diesem Jahr nicht ausreichen wird und wie es \u00fcberhaupt dazu kommen konnte. Mit einem Oracle License Review verbindet unseres Wissens nur ganz selten jemand etwas Positives. Oracle Audits sind meistens arbeitsintensiv, nervenraubend und bei einer identifizierten Unterlizenzierung teuer.
\nEs k\u00f6nnte auch anders laufen.
\nStellen sie sich vor, wie in einem anderen Unternehmen der verantwortliche Lizenzmanager nach Erhalt des Schreibens von Oracle eine Rundmail an sein SAR-Team (Software Audit Response Team) sendet und kurzfristig eine Audit-Konferenz einberuft. Er sendet umgehend ein Schreiben an Oracle, indem er das weitere Prozedere f\u00fcr das Oracle License Review definiert, da er genau wei\u00df, welche Anforderungen rechtlich tats\u00e4chlich im Rahmen eines Audits zu erf\u00fcllen sind. In der Konferenz werden noch einmal kurz die Verantwortlichkeiten durchgesprochen. Da man vor 6 Monaten gerade ein internes Friendly-Audit (Oracle Health Check) durchlaufen hat, wei\u00df jeder, was zu tun ist und man arbeitet die Anforderungen routiniert ab. Das Ergebnis des Abschlussberichts kennt man bereits heute: Compliance.
\nEin schlagkr\u00e4ftiges SAR-Team besteht aus internen Fachkr\u00e4ften, die von externen Experten erg\u00e4nzt werden. Dieses besteht mindestens aus Ihrem Lizenzmanager, Ihrem IT-Betriebsverantwortlichem und Ihrem Einkaufsmanager. Diesen internen Mitarbeitern werden externe Oracle Audit-Experten zur Seite gestellt. Die ProLicense GmbH ist unter anderem auf Oracle License Reviews spezialisiert und unterst\u00fctzt Ihre Mitarbeiter mit einem professionellen Verhandler, einem spezialisierten Juristen und einem weiteren Oracle License Professional.
\nDie Erfahrungen aus einer Vielzahl von Oracle Audits haben gezeigt, dass drei Kern-Themen f\u00fcr den Aufbau eines optimalen SAR-Teams existenziell sind:<\/p>\n
Wenn Sie Externe f\u00fcr Ihr SAR-Team verpflichten, achten Sie darauf, dass diese absolut unabh\u00e4ngig agieren k\u00f6nnen. Sie sollten keinerlei Verflechtung mit Oracle haben. Es existieren eine Reihe von Beratungsh\u00e4usern am Markt, die zum einen Oracle Kunden bei Lizenzthemen beraten und Oracle Lizenzen vertreiben, aber auch gleichzeitig f\u00fcr die Oracle Auditabteilung (Oracle LMS) Audits im Auftrage von Oracle bei Kunden durchf\u00fchren. Wenn sie eine Steuererkl\u00e4rung beim Finanzamt einreichen, werden Sie sich ja auch von einem unabh\u00e4ngigen Steuerberater beraten lassen und nicht von einem Mitarbeiter des Finanzamtes, bei dem Sie am Ende eine evtl. Nachzahlung leisten m\u00fcssen\u2026 Sch\u00e4tzen Sie f\u00fcr sich selbst ein, wie gut eine Beratung sein kann, wenn sie nicht vollkommen unabh\u00e4ngig ist.<\/p>\n
Ebenso wichtig wie die Unabh\u00e4ngigkeit ist eine langj\u00e4hrige Expertise. Die von Ihnen ausgew\u00e4hlten Berater sollten seit vielen Jahren in der Branche arbeiten und m\u00f6glichst einige Jahre bei dem Software-Hersteller, der bei Ihnen das Audit durchf\u00fchrt, gearbeitet haben. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, nur die Lizenzregeln zu lesen und zu verstehen. Wenn es um Verhandlungen im Rahmen eines Oracle License Reviews geht, ist deutlich mehr Wissen gefragt. Ihre externen Berater werden nur beste Ergebnisse erzielen, wenn sie bereits eine Vielzahl von Oracle Audits begleitet haben und die Vertriebsinteressen und Abl\u00e4ufe auf Herstellerseite sehr gut kennen.<\/p>\n
Letztlich geht es bei der Aufstellung Ihres SAR-Teams auch um die Zusammenstellung von vernetztem Fachwissen aus drei Bereichen:<\/p>\n
Ihre Berater sollten Fachjuristen hinzuziehen k\u00f6nnen, die sich bestens mit den Feinheiten des Lizenzrechts und der Rechte der Hersteller zum Auditieren auskennen. Mitunter berufen sich Software-Hersteller auf Lizenzklauseln oder ABGs, deren Wirksamkeit nach deutschem Recht h\u00e4ufig sehr kritisch zu beurteilen sind. Falls Sie Auditklauseln individuell verhandelt haben, schaffen Sie eine Individualvereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und Oracle, die wirksam sind. Was ist zu tun? Diese und andere Fallstricke sollten und k\u00f6nnen Sie vermeiden \u2013 mit einer auf Oracle spezialisierten juristischen Beratung.<\/p>\n
Neben juristischem Fachwissen ist wichtig, dass Ihre Berater eine fundierte kaufm\u00e4nnische Expertise besitzen, damit Sie Ihre Konzernstruktur genau verstehen und die optimale Lizenzierung f\u00fcr Ihr Unternehmen entwickeln k\u00f6nnen. Bestenfalls sind Ihre Berater auch mit den M&A Auswirkungen auf Ihre Lizenzen vertraut und k\u00f6nnen so bereits heute zuk\u00fcnftige Fehler vermeiden, die durch Firmenverk\u00e4ufe oder -\u00fcbernahmen entstehen. In diesem Bereich \u2013 vor allem in gro\u00dfen Konzernen \u2013 schlummern hohe versteckte Kosten, die die Einhaltung Ihres IT-Budgets stark gef\u00e4hrden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Letztlich ist wichtig, dass Ihre externen Berater auch umfangreiches technisches Wissen vorhalten. Nur wenn diese im Detail das Auditvorgehen des Herstellers kennen, also z.B. auch die Funktionsweise der seitens Oracle eingesetzten Ausleseskripte, werden Sie optimale Ergebnisse erzielen. Es ist absolut wichtig, dass Sie genau verstehen, was die Daten bedeuten, die Sie gegebenenfalls an Oracle liefern, und was der Hersteller anhand dieser Daten auslie\u00dft.
\nWenn Sie diese drei Kernaspekte bestm\u00f6glich beachten, dann werden Sie in den Genuss einer sehr seltenen Erfahrung kommen: ein entspanntes Oracle Audit ohne b\u00f6se \u00dcberraschungen. \u201eMan kann es einfach nicht oft genug erw\u00e4hnen: Ein Oracle Audit ist in erster Linie eine juristische Herausforderung\u201c, hebt Rechtsanwalt S\u00f6ren Reimers hervor, gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter der ProLicense GmbH aus Berlin. \u201eWenn Sie ein schlagkr\u00e4ftiges SAR-Team aufstellen und regelm\u00e4\u00dfig interne Friendly Audits durchf\u00fchren, gewinnen Sie auch bei der technischen Auslese und Analyse Routine und Sicherheit\u201c, berichtet Diplom-Kaufmann Christian Grave, ebenfalls gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter der ProLicense.
\nDie Berater von ProLicense erf\u00fcllen nicht nur alle Punkte f\u00fcr ein optimales SAR-Team, sondern sind die Entwickler eines routinierten Audit-Prozesses und haben den Begriff des SAR-Teams richtungsweisend in der Region DACH beeinflusst. \u201eEs ist immer wieder ein gutes Gef\u00fchl, wenn unsere Mandaten selbstsicher und gut informiert in den Audit Prozess mit Oracle einsteigen k\u00f6nnen \u201c, berichtet Diplom-Kaufmann Markus Oberg, Partner und Business Development Manager bei ProLicense. \u201eWir verschaffen unseren Mandaten einen Oracle Audit Prozess auf Augenh\u00f6he mit dem Hersteller und finden auch in den F\u00e4llen, wo wir sehr sp\u00e4t hinzugerufen werden, oft durch die genaue Analyse des Oracle Abschlussberichts eine Verhandlungsl\u00f6sung im Sinne des Kunden\u201c, so Oberg weiter. Bedenken Sie aber, dass Sie m\u00f6glichst ein optimales SAR-Team zusammenstellen sollten, bevor der Audit Ank\u00fcndigungsbrief von Oracle auf dem Tisch liegt und nicht danach. Fangen Sie am besten morgen damit an, denn das n\u00e4chste Oracle License Review kommt bestimmt.
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