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Oracle Lizenz Audit - Experten-Wissen für CIOs

Experten-Wissen für CIOs

Oracle möchte mit einem sogenannten Oracle License Review (auch als Oracle Audit bezeichnet) sein geistiges Eigentum schützen. In den Lizenzverträgen von Oracle ist eine Klausel enthalten, die dem Hersteller das Recht einräumt, bei den Nutzern zu untersuchen, ob jede Oracle Software, die genutzt wird, auch richtig lizenziert ist.

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Experten-Wissen für CIOs

Oracle möchte mit einem sogenannten Oracle License Review (auch als Oracle Audit bezeichnet) sein geistiges Eigentum schützen. In den Lizenzverträgen von Oracle ist eine Klausel enthalten, die dem Hersteller das Recht einräumt, bei den Nutzern zu untersuchen, ob jede Oracle Software, die genutzt wird, auch richtig lizenziert ist.

Wenn dies nicht der Fall ist, liegt eine Urheberrechtsverletzung vor. In der Regel führt dies zu teuren Nachzahlungen, da Oracle zum einen Geld für die Lizenzen verlangt, die der betreffende Kunde hätte erwerben müssen und zum anderen rückwirkend Support für alle Jahre eingefordert, in denen die Unterlizenzierung bestand. Die Gesamtforderungen können sich auf beachtliche Summen belaufen, da zudem der Support noch mit 4% per annum indexiert ist und zum anderen Listenpreise auf Herstellerseite verlangt werden.

Das Oracle Audit wird von den Mitarbeitern von Oracle LMS (Oracle License Management Services) durchgeführt. Diese führen die Untersuchung bei den Kunden durch und analysieren die seitens des Kunden gelieferten Daten. In einem Abschlussbericht fassen Sie Ihre Erkenntnisse zusammen und übergeben anschließend den Fall dem Oracle Vertrieb, wenn eine Unterlizenzierung bestehen sollte. Davon ist in der Regel auszugehen. Der Kunde hat dann 30 Tage Zeit, um mit dem Vertrieb eine Lösung zur Beseitigung der Non-Compliance zu finden.

Oracle verfügt zudem über eine Reihe von Partnerunternehmen, in diesem Falle Oracle LMS-Partner genannt, die im Namen von Oracle derartige Oracle Audits bei Kunden durchführen. Die Anzahl der von Oracle allein in Deutschland durchgeführten Audits dürfte bei ca. 400 – 600 Oracle License Reviews pro Jahr liegen.

Wie ist Ihre Einstellung bei einem Oracle Audit?

Die grundlegendste Frage bei einem Oracle Audit (Oracle License Review) ist, mit welcher Einstellung Sie an die Sache herangehen. Ihre Einstellung beeinflusst Ihr Verhalten und Ihr Verhalten führt zu guten oder schlechten Ergebnissen am Ende des Audits.

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Wie ist Ihre Einstellung bei einem Oracle Audit?

Die grundlegendste Frage bei einem Oracle Audit (Oracle License Review) ist, mit welcher Einstellung Sie an die Sache herangehen. Ihre Einstellung beeinflusst Ihr Verhalten und Ihr Verhalten führt zu guten oder schlechten Ergebnissen am Ende des Audits.

Vergleichen Sie das Oracle Lizenz Audit mit einer Betriebsprüfung des Finanzamtes. Mit derselben Einstellung sollten Sie sich der Herausforderung stellen und mit derselben Energie und Professionalität den Oracle License Review abarbeiten. Ludwig Erhard sagte einmal, dass jeder Deutsche die Pflicht habe Steuern zu zahlen – aber auch das Recht habe, alles zu tun, um möglichst wenig Steuern zu zahlen. Ähnlich verhält es sich mit den Oracle Lizenzen. Was sie installiert haben und benutzen, müssen Sie auch bezahlen, aber Sie können alles tun, um möglichst wenig zu zahlen.

Zunächst sollten Sie sich professionelle Hilfe suchen. Sie würden auch niemals allein eine Betriebsprüfung des Finanzamtes angehen wollen. Tun sie dies auch nicht bei einem Oracle Audit. Wichtig ist, dass Sie sich nach einem absolut unabhängigen Berater umschauen, der Ihnen vor Projektbeginn seine Unabhängigkeit bescheinigt und Ihnen zudem unterschreibt, dass er an keinerlei Provisionen und Kickbacks verdient.

Fragen Sie einmal in Ihrer Controlling-Abteilung nach, was passiert, wenn eine Bilanzprüfung ansteht. Sie werden feststellen, dass man dort bestens für diese Fälle gewappnet ist. Es gibt Beraterteams mit langjähriger Erfahrung, spezialisierte Rechtsanwälte unabhängige Steuerberater, eingespielte Prozesse und so weiter. Die gleichen Strukturen und die gleichen Abläufe benötigen Sie nun bei dem Oracle Audit.

Gehen Sie als CIO mit derselben Einstellung an den Oracle License Review, wie der CFO an seine Steuerprüfung. Ihre ersten beiden Telefonate nach Erhalt des Notification Letters sind für den Ausgang des Audits entscheidend. Informieren Sie Ihren Lizenzmanager und kontaktieren Sie einen unabhängigen externen Oracle Audit-Experten mit viel Erfahrung. Ihre erste gemeinsame Telefonkonferenz hat dann nur einen Zweck: das SAR-Team aufzustellen.

So sieht dann die richtige Einstellung für den Erfolg aus:

Oracle = Finanzamt        –              Oracle Audit = Steuerprüfung       –          Oracle LMS = Betriebsprüfer

Diese acht Punkte müssen bei Anfang des Oracle Audits verhandelt werden!

Wenn Sie den Notification Letter von Oracle LMS erhalten, müssen Sie nicht unbedingt alles so akzeptieren, wie ORACLE es wünscht. Es gibt viel zu verhandeln. Vor allem die folgenden acht Punkte:

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Diese acht Punkte müssen bei Anfang des Oracle Audits verhandelt werden!

Wenn Sie den Notification Letter von Oracle LMS erhalten, müssen Sie nicht unbedingt alles so akzeptieren, wie ORACLE es wünscht. Es gibt viel zu verhandeln. Vor allem die folgenden acht Punkte:

  • Zeitraum und Fristen
  • Tool-Einsatz
  • Auditoren auf Seiten Oracle
  • Darlegung der Prüfungsrechte und Inhalte
  • Konsequenzen einer auftretenden Über- oder Unterlizenzierung
  • Kostenverteilung
  • Geheimhaltung
  • Das nächste Audit

Ihr SAR-Team sollte diese Punkte mit Oracle LMS verhandeln. Wenn Sie hier Ihre Vorstellungen weitestgehend durchsetzen können, haben Sie die bestmögliche Ausgangsposition für den Oracle License Review geschaffen.

Hier können Sie ein ausführliches Whitepaper zu den acht Punkten, die Sie bei einem Audit verhandeln müssen, kostenfrei herunterladen:

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/prl_oa_verhandeln_02.pdf

Wie Läuft ein Oracle Audit ab?

Phase 0: Sie provozieren eventuell ein Audit!

Ein Oracle Audit ist nie zufällig. Vielleicht haben Sie es durch bestimmte Verhaltensweisen provoziert.
Hier können Sie sich kostenfrei ein spannendes Whitepaper über  „Die 17 Auslöser eines Oracle Audits“ herunterladen.

Phase 1: Datenbeschaffung mit den einzelnen Schritten:

    • Sie erhalten den Notification Letter
    • Telefonat mit Oracle LMS bezüglich:

      • Vereinbarung der Action Points für beide Seiten
      • Data Collection durch den Kunden: Verträge, Installationen
      • Installation von Audit-Skripten und Lieferung an Oracle gemeinsam mit ausgefülltem Infrastruktur-XLS

 

In dieser Phase werden vielfach bereits die ersten entscheidenden Fehler seitens des Kunden begangen. 

Phase 2: Datenanalyse durch Oracle LMS mit den Unterpunkten

  • Skriptauswertung durch Oracle LMS
  • Auswertung des ausgefüllten OSW-XLS (Oracle Server Worksheet)
  • Vorläufiger Abschlussbericht
  • Stellungnahme des Kunden
  • Endgültiger Abschlussbericht
  • Erste Kostenübersicht seitens des nun eingeschalteten Vertriebs bei bestehender Unterlizenzierung
In dieser Phase werden in der Regel die folgenschwersten Fehler seitens des Kunden begangen.

Phase 3: Beseitigung der Unterlizenzierung

  • Sie kaufen Lizenzen
  • Sie zahlen Back-Support
  • Sie werden evtl. in für Sie unattraktive Vertragsmodelle gedrängt

Sie suchen einen Berater für ein Oracle Audit?

Mehr Informationen zum Ablauf eines Audits und was dann zu tun ist erfahren Sie hier:

www.prolicense.com

Sie suchen nach informativen Downloads rund um das Thema Oracle Audit (Oracle License Review)? Hier finden Sie weitere hilfreiche Informationen:

www.prolicense.com/leistungen/oracle-audit

Oracle Audit – Was ist zu tun?

1. Aufbau SAR-Team

Sie sollten auf jeden Fall umgehend ein sogenanntes Software Audit Response-Team (SAR-Team) zusammenstellen, welches das Oracle Audit bearbeitet. Dieses Team besteht bestenfalls aus:

Lizenzmanager – Techniker – Rechtsanwalt – Verhandler – Lizenzexperten

Achten Sie vor allem auf erfahrene und unabhängige Berater. Lassen Sie sich die Unabhängigkeit schriftlich bestätigen.

2. Datenbeschaffung

Sie benötigen genaue Daten über Ihre Oracle Lizenzierung und über Ihre Software-Nutzung.

Was läuft bei Ihnen? Nicht ungefähr, sondern ganz genau.

Für den Zweck der Software-Auslese gibt es eine Reihe von Tools. Achten Sie darauf, dass diese auch in der Lage sind, Oracle Software auszulesen. Beachten Sie, dass auch von Oracle verifizierte Tools oder das Oracle Review Lite Script unter Umständen fehlerhaft arbeiten.

3. Datenanalyse und -interpretation

Sie müssen die gewonnenen Daten analysieren. Auch die Outputs des Original Oracle Review Lite Scripts, wenn Sie diese verwendet haben, müssen interpretiert werden.

Sie müssen alles genau wissen bevor Oracle es herausfindet!

Gerade bei der Analyse und Interpretation der Outputs der Oracle Review Lite Skripte sollten Sie sich unabhängige Hilfe holen.

4. Strategie

Sie müssen eine Strategie für das Oracle Audit entwickeln. Wichtig ist, dass Sie die Kontrolle über den Prozess gewinnen und darauf achten in keine der zahlreichen Lizenzfallen zu tappen.

Auf Konfrontationskurs oder partnerschaftlich? Wie treten Sie Oracle bestenfalls gegenüber?

Ohne Strategie geht es nicht. Nur die Fragen des Herstellers zu beantworten wird zu keinem für Sie befriedigenden Ergebnis führen.

5. Verhandlung

Es gibt eine Menge zu verhandeln. Vom Ablauf und Zeitpunkt des Oracle Audits über den konkreten Ablauf bis hin zum Abschlussbericht werden Sie ständig etwas verhandeln müssen.

Suchen Sie sich einen spezialisierten Rechtsanwalt und einen professionellen Verhandler, die Ihre Rechte schützen und Ihre Forderungen durchsetzen!

Diese sollten jedoch auch tiefgehend mit Oracle Lizenzierung vertraut sein. Achten Sie auch hier unbedingt auf Unabhängigkeit.

5. Oracle Audit? Diese acht Punkte müssen Sie am Anfang verhandeln!

Ein umfangreiches Whitepaper zu diesem Thema können Sie sich kostenfrei unter

www.prolicense.com/wer-sind-sie/lizenzmanager

herunterladen. Dort finden Sie auch weitere interessante Downloads zu dem Thema Oracle Audit (Oracle License Review).

 

Möchten Sie mit einem unabhängigen Berater sprechen? Dann finden Sie hier kompetente Hilfe:

www.prolicense.com/kontakt

Welchen Berater sollten Sie bei einem Oracle Audit beauftragen?

1. Unabhängigkeit

Ihr potentieller Berater sollte:

  • kein Oracle Partner sein
  • kein Oracle LMS-Partner sein
  • keine Lizenzen verkaufen
  • keine Audits für Oracle durchführen
  • auf Kickbacks von Resellern verzichten

2. Expertise

Zudem sollte Ihr potentieller Berater:

  • mehrere Jahre bei Oracle gearbeitet haben
  • Insider-Wissen über alle Sales-Prozesse besitzen
  • die Outputs des Oracle Review Lite Scripts für Sie automatisiert und professionell übersetzen können

3. Erfahrung

Darüber hinaus sollte er:

  • bereits eine Vielzahl an Oracle Audits erfolgreich begleitet haben
  • Verschiedenste Experten unter einem Dach vereinen, dazu zählen Rechtsanwälte, Techniker und Lizenz-Experten
  • Vor allem langjährige Erfahrung in Oracle Verhandlungen mitbringen

4. Referenzen

Aussagekräftige Referenzen sind besonders wichtig. Bestehen Sie auf einem persönlichen Gespräch mit einem Audit-Kunden ihres potentiellen Beraters. Ermöglicht Ihnen dieser ein Telefonat mit einem seiner Klienten, können Sie den Referenzen Glauben schenken.

5. Berater

Sie suchen einen geeigneten Berater? Dann werden Sie hier fündig:

 

www.prolicense.com/ueber-uns

Hat Oracle das Recht ein Audit durchzuführen?

Aufgrund der immensen Verunsicherung auf Seiten der Oracle-Kunden und der Entrüstung über die teilweise völlig unerwarteten Lizenz-Nachforderungen im Rahmen eines Oracle Audits, stellen sich IT-Manager immer wieder die Frage:

Darf Oracle das denn überhaupt?

Und wenn ja, wie weit gehen bei dem Audit eigentlich meine Mitwirkungspflichten? 

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Hat Oracle das Recht ein Audit durchzuführen?

Hat Oracle das Recht ein Audit durchzuführen?

Aufgrund der immensen Verunsicherung auf Seiten der Oracle-Kunden und der Entrüstung über die teilweise völlig unerwarteten Lizenz-Nachforderungen im Rahmen eines Oracle Audits, stellen sich IT-Manager immer wieder die Frage:

Darf Oracle das denn überhaupt? Und wenn ja, wie weit gehen bei dem Audit eigentlich meine Mitwirkungspflichten?

Eine Überprüfung der Nutzung kann sich aus einem gesetzlichen und/oder vertraglichen Anspruch ergeben. Um es vorwegzunehmen: Oracle nimmt regelmäßig auf die in den Lizenzverträgen enthaltene Audit-Klausel Bezug. Diese befindet sich im OMA (Oracle Master Agreement) bzw. OLSA (Oracle License and Service Agreement).

Wenn Oracle bei Ihnen ein Audit bzw. „License Review“ ankündigt, sollten Sie sich immer die Frage stellen, ob die von Ihnen unterschriebene Audit-Klausel gültig ist. Hier gibt es durchaus starke Argumente , die eine Gültigkeit bzw. den Umfang der Mitwirkungspflichten des Kunden stark in Frage stellen. Exemplarisch sei an dieser Stelle zum Beispiel die Frage in den Raum gestellt, ob die Audit-Klausel einer AGB-Kontrolle nach § 307ff. BGB tatsächlich standhält.

Abhängig von den angeführten Argumenten kann sich ein Audit ganz anders entwickeln, als von Oracle gewünscht. Ist die rechtliche Ausgangsbasis und Mitwirkungspflicht für ein solches „License Review“ zwischen Oracle und Ihnen geklärt, erfolgt der weitere Prozess auf „Augenhöhe“.

Das Audit verliert sehr oft seine Bedrohlichkeit und Sie behalten den Prozess in der Hand. Hierdurch werden böse Überraschungen zum Ende des Audits vermieden.

Friendly Audit

Sie möchten ein internes Audit durchführen, um sich auf ein echtes Audit vorzubereiten und Routine für den Ernstfall zu gewinnen? 

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Friendly Audit

Sie möchten ein internes Audit durchführen, um sich auf ein echtes Audit vorzubereiten und Routine für den Ernstfall zu gewinnen?

Ein sogenanntes Friendly Audit ist eine gute Möglichkeit, um zum einen zu sehen, wo man lizenzrechtlich steht und sich zum anderen auf einen echten Oracle License Review professionell vorzubereiten, denn das nächste Audit kommt bestimmt. In der Regel führen Unternehmen ein Friendly Audit unter Begleitung externer Berater durch. Sie sollten hier ebenfalls unbedingt auf absolute Unabhängigkeit achten, damit Ihre Daten auf keinen Fall zu Oracle gelangen.

Wenn Sie beispielsweise ein Friendly Audit mit einem Oracle Partner durchführen, ist dieser vertraglich verpflichtet, umgehend eine Meldung an Oracle zu senden, insofern dabei eine Unterlizenzierung entdeckt wurde. Dies geschieht ohne dass Sie selbst die Chance haben, die bestehende Unterlizenzierung vorgängig zu beseitigen.

Wenn Sie einen geeigneten Berater identifiziert haben, sollte dieser unter anderem folgende Punkte mit Ihnen klären:

  • Die optimale Aufstellung Ihres SAR-Teams für den Ernstfall
  • Unterstützung bei der Daten-Erhebung (wo stehen Sie?) und Kontrolle des Ausleseprozesses, wenn Sie ein Tool dafür nutzen
  • Interpretation der Daten – auch der Outputs des Oracle Review Lite Scripts
  • Schwachstellenbeseitigung im Audit-Prozess
  • Fehlervermeidung nach einem Audit

Die Vorzüge einer unabhängigen Begleitung Ihres Friendly Oracle Audits sind insbesondere:

Vorteil

  • Unabhängigkeit
  • Erfahrung
  • Insider-Audit-Wissen
  • Routine

Nutzen

  • Ihre Daten gelangen auf keinen Fall zu Oracle
  • Sie profitieren von den Erkenntnissen aus sehr vielen Audits
  • Sie lernen alle Tricks für ein echtes Audit
  • Wenn es ernst wird, wissen Sie was zu tun ist

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