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Oracle Lizenz-Audit - FAQ

Wieviel Zeit habe ich, bei einem Oracle Audit zu reagieren?

Wenn Sie den Notification Letter erhalten haben, beträgt die Frist ab Erhalt genau 45 Tage um auf die Auditankündigung zu reagieren. 

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Wieviel Zeit habe ich, bei einem Oracle Audit zu reagieren?

Wenn Sie den Notification Letter erhalten haben, beträgt die Frist ab Erhalt genau 45 Tage um auf die Auditankündigung zu reagieren.

Es steht Ihnen frei, in welcher Form Sie das tun. Falls Sie nicht reagieren, wird Oracle Ihnen wahrscheinlich eine kurze Nachfrist setzen. Bleibt es bei Ihrer Verweigerung, werden rechtliche Schritte gegen Sie eingeleitet, die letztendlich in der Terminierung Ihrer Oracle Lizenzen sowie weiteren Unannehmlichkeiten enden.

Sie sollten am besten zuerst ein SAR-Team (Software Audit Response-Team) einberufen, um dann professionell zu antworten.

Hier finden Sie mehr Informationen über ein SAR-Team:

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/prl_software_response_02.pdf

Wie lange dauert ein Oracle Audit?

Es gibt keine konkrete Frist, innerhalb derer ein Oracle Audit abgearbeitet werden soll. Es hängt im Einzelfall von verschiedenen Faktoren ab.

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Wie lange dauert ein Oracle Audit?

Es gibt keine konkrete Frist, innerhalb derer ein Oracle Audit abgearbeitet werden soll. Es hängt im Einzelfall von verschiedenen Faktoren ab.

Letztendlich hängt es davon ab, wie kompliziert und wie umfangreich Ihre IT-Umgebung ist und in welchem Umfang Sie Oracle Software nutzen. Zudem ist entscheidend, wie schnell Sie die erforderlichen Daten liefern können und wie zügig Sie die Nachfragen von Oracle LMS klären können. Auch wenn es keine Frist gibt, wird Oracle LMS sehr gut einschätzen können, ob Sie kooperieren oder nur Zeit schinden wollen. Wenn Sie mehr Zeit brauchen, benötigen Sie stichhaltige Argumente, warum es länger dauert.

Wenn Sie Informationen zu der automatisierten Auslese mit Tool suchen, finden Sie hier noch wichtige Hinweise.

Lizenzmanager

Wie schnell müssen bei Non-Compliance Lizenzen nachgekauft werden?

Wenn bei Ihnen im Rahmen eines Audits eine Non-Compliance bezüglich der installierten und/oder genutzten Oracle Software aufgedeckt wurde, bleibt Ihnen eine Frist von 30 Tagen, um dies zu beheben.

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Wie schnell müssen bei Non-Compliance Lizenzen nachgekauft werden?

Wenn bei Ihnen im Rahmen eines Audits eine Non-Compliance bezüglich der installierten und/oder genutzten Oracle Software aufgedeckt wurde, bleibt Ihnen eine Frist von 30 Tagen, um dies zu beheben.

Welches Ausmaß die aufgedeckte Unterlizenzierung hat, erfahren Sie im Oracle Audit Abschlussbericht. Oracle LMS wird Sie auffordern,  diesen zu akzeptieren und zu unterschreiben. Ab diesem Zeitpunkt läuft Ihre Frist. Oracle LMS wird den Fall dem Oracle Vertrieb übergeben und Ihnen wird ein entsprechendes Angebot unterbreitet. In der Regel werden Listenpreise und Back-Support gefordert.

Aufgrund der kurzen Frist, sollten Sie sich hüten, auf den aus der Psychologie bekannten Kontrast-Effekt hereinzufallen. Zudem sollten Sie einen Lizenzexperten und einen professionellen Verhandler einschalten, wenn Sie diese Personen nicht ohnehin schon für Ihr SAR-Team verpflichtet haben, um den fälligen Betrag möglichst stark zu reduzieren.

Mehr über den Kontrasteffekt im Zusammenhang mit Oracle erfahren Sie hier:

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/Prolicense_groesste_fehler_lizenzkauf.pdf

Mehr Informationen über Oracle Verhandlungen erfahren Sie hier:

www.prolicense.com/leistungen/oracle-verhandlungen

Mehr über den Aufbau eines SAR-Teams (Software Audit Response Team) erfahren Sie hier

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/prl_software_response_02.pdf

Kann ich während eines Audits Lizenzen nachkaufen?

Sie können durchaus Oracle Lizenzen während eines Oracle Audits nachkaufen. Diese werden von Oracle LMS auch akzeptiert. Fraglich ist nur, ob dies sinnvoll ist.

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Kann ich während eines Audits Lizenzen nachkaufen?

Sie können durchaus Oracle Lizenzen während eines Oracle Audits nachkaufen. Diese werden von Oracle LMS auch akzeptiert. Fraglich ist nur, ob dies sinnvoll ist.

Wenn Sie Oracle Lizenzen während eines laufenden Oracle License Reviews kaufen, kann dies zum Beispiel dazu führen, dass im Audit-Abschlussbericht lediglich steht: compliant.

In der Regel ist dies jedoch nicht empfehlenswert. Denn auf der einen Seite geben Sie damit sofort zu, einen Fehler gemacht zu haben und auf der anderen Seite nehmen Sie sich die Möglichkeit am Ende in eine von Ihnen dominierte Verhandlung einzusteigen. Vielleicht müssen Sie nachkaufen – aber vielleicht hätten Sie am Schluss noch viel besser verhandeln können, wenn alle Fakten auf dem Tisch liegen. Wie würde es aussehen, wenn Sie während einer Steuerprüfung schon einmal vor der abschließenden Prüfung einen bestimmten Betrag an das Finanzamt überweisen?

Hier finden Sie konkrete Informationen über Ihre Einstellung bei einem Oracle Audit:

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Wodurch wird ein Audit ausgelöst?

Ein Oracle Audit ist nie zufällig! Es existieren mindestens 17 Auslöser eines Oracle License Reviews.

Diese sind im Einzelnen:

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Wodurch wird ein Audit ausgelöst?

Ein Oracle Audit ist nie zufällig! Es existieren mindestens 17 Auslöser eines Oracle License Reviews.

Diese sind im Einzelnen:

  • 1. Einsatz von IT- oder SAM-Beratern
  • 2. Geplante oder durchgeführte Hardwarekäufe
  • 3. Neue IT-Struktur
  • 4. Outsourcing von Rechenleistung
  • 5. Virtualisierung
  • 6. Investments in SAM-Technologie
  • 7. Audits anderer Hersteller
  • 8. Keine oder zu wenige Software-Käufe
  • 9. M&A
  • 10. Der Snowden-Effekt
  • 11. Einkaufsprozesse
  • 12. Nachfrage nach Support
  • 13. Komplexe IT-Struktur
  • 14. Keine Verlängerung von Verträgen
  • 15. Freiwilliges Audit
  • 16. Dritt-Support
  • 17. ULA-Zertifizierung

Hier können Sie sich kostenfrei ein umfangreiches Whitepaper zu den 17 Auslösern eines Oracle Audits herunterladen:

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/ProLicense_17_ausloeser_oracle_audit-1.pdf

Was ist ein Notification Letter?

Mit diesem Schreiben kündigt der Hersteller sein Oracle License Review an. Es ist in der Regel an die Geschäftsführung eines Unternehmens, den Finanz-Vorstand oder an den CIO gerichtet.

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Was ist ein Notification Letter?

Mit diesem Schreiben kündigt der Hersteller sein Oracle License Review an. Es ist in der Regel an die Geschäftsführung eines Unternehmens, den Finanz-Vorstand oder an den CIO gerichtet.

In dem Notification Letter, den Sie in briefform erhalten und nicht als Email, teilt Ihnen der Hersteller mit, dass er sein Auditrecht aus dem Lizenzvertrag ausübt und bei ihnen ein License Review durchgeführt werden soll. Oracle setzt Ihnen in diesem Brief eine Frist von 45 Tagen, um auf das Schreiben zu reagieren. Oracle fordert Sie auf, Kontakt mit Oracle LMS (Oracle License Management Services) aufzunehmen, um den weiteren Ablauf des Oracle Audits zu besprechen.

Viele Kunden nutzen die Frist von 45 Tagen nicht, um sich bestmöglich auf das Audit vorzubereiten. Gelegentlich wird auch erstmal gar nicht auf das Audit reagiert. Dies verschlimmert in der Regel die Situation im Rahmen eines Audits in erheblichem Maß.

CIOs, die über das Oracle License Review informiert werden, sollten umgehend damit beginnen, ihr SAR-Team (Software Audit Response Team) zusammen zu stellen. Das Ziel sollte es sein konzentriert und routiniert das Audit anzugehen, um mit möglichst wenig resultierenden Kosten sowie einem Compliance-Statement von Oracle die Sache so rasch wie möglich aus der Welt zu schaffen.

Mehr über die Zusammenstellung eines professionellen SAR-Teams erfahren Sie hier:

https://www.prolicense.com/wp-content/uploads/2021/03/prl_software_response_02.pdf

Dort können Sie sich kostenfrei ein Whitepaper zu diesem Thema herunterladen.

Was ist ein OSW?

OSW steht bei einem Oracle Audit für ORACLE SERVER WORKSHEET. Das OSW ist eine Excel-Tabelle, in die der Oracle Kunde seine Hardware- und Softwaredaten einzutragen hat.

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Was ist ein OSW?

OSW steht bei einem Oracle Audit für ORACLE SERVER WORKSHEET. Das OSW ist eine Excel-Tabelle, in die der Oracle Kunde seine Hardware- und Softwaredaten einzutragen hat.

D.h., er muss dokumentieren, welche Hardware er nutzt und welche Prozessoren mit jeweils wie vielen Cores darin enthalten sind. Darüber hinaus interessiert Oracle auch, ob die einzelnen Server virtualisiert wurden, welche Virtualisierungsmethoden verwendet wurden, und in welchem Cluster diese betrieben werden. Zudem ist relevant, ob es sich um Produktiv-, Test- und Entwicklungssyteme oder um Failover- und Standby-Systeme handelt.

Der Kunde muss auch angeben welche Oracle Software er auf den einzelnen Systemen installiert hat und welche Software er dort betreibt. Diese Excel-Tabellen können sehr schnell ein beachtliches Maß an Umfang und Komplexität annehmen.

Oracle LMS analysiert diese seitens des Kunden angegebenen Daten und vergleicht sie anschließend mit den Outputs des Oracle Review Lite Scriptes. Daraus ergeben sich dann in der Regel eine ganze Reihe zusätzlicher Fragen, die der Kunde dann im Anschluss ebenfalls beantworten muss.

Was ist das ORACLE Review Lite Script?

Oracle nutzt sein Review Lite Script, um bei einem Oracle Audit Ihre Server zu analysieren.

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Was ist das ORACLE Review Lite Script?

Oracle nutzt sein Review Lite Script, um bei einem Oracle Audit Ihre Server zu analysieren.

Im Falle eines Oracle Audits wird das Team von Oracle LMS Sie auffordern das Review Lite Script auf Ihren Servern auszuführen. Dieses Skript sammelt Oracle-bezogene Daten auf Ihren Systemen. Zum einen wird damit untersucht, welche Oracle Software auf Ihren Servern installiert ist, zum anderen wird auch die Art der Nutzung abgefragt. So kann das Skript genau erkennen wann zum Beispiel ein bestimmtes Datenbank-Feature installiert wurde und wie es genutzt wurde (über das Install-Datum und Last-Use-Datum). Das Skript kann unter anderem auch auslesen, wann und wie oft Ihr Failover-System in den letzten 12 Monaten genutzt wurde. Nach den Oracle Lizenzregeln ist beispielsweise ein Failover-System voll zu lizenzieren, wenn die Failover-Periode insgesamt mehr als 10 Kalendartage pro Kalenderjahr betraf.

Die mit diesem Skript gewonnenen Daten sind von erheblichem Ausmaß und können gravierende Auswirkungen auf das auditierte Unternehmen haben. Die Outputs dieses Skripts sind nicht ohne weiteres lesbar, sondern werden verschlüsselt dargestellt. Problematisch ist, dass ein Kunde, der dieses Skript ausführt und die Daten dann an Oracle LMS sendet, kaum eine Ahnung davon hat, was eigentlich mit dem Skript ausgelesen wurde und was er somit im Detail überhaupt an Oracle weitergeleitet hat.

Im Falle eines Oracle Audits sollte jeder Oracle-Kunde genau wissen, welche Daten er an Oracle liefert. Dies kann im Grunde genommen nur gewährleistet werden, wenn er rechtzeitig einen geeigneten unabhängigen Berater hinzuzuzieht, der ihm die Output-Daten übersetzt, bevor diese überhaupt an den Hersteller abgegeben werden. Dieses sollte am besten automatisiert erfolgen.

Sind Audits durch Oracle LMS-Partner gefährlicher?

Oracle führt seine Audits nicht nur selbst durch, sondern verfügt über eine Reihe von Partnern, die im Auftrage des Oracle LMS-Teams den Oracle License Review beim Kunden durchführen. Doch was bedeutet das für Sie und Ihr Oracle Audit?

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Sind Audits durch Oracle LMS-Partner gefährlicher?

Oracle führt seine Audits nicht nur selbst durch, sondern verfügt über eine Reihe von Partnern, die im Auftrage des Oracle LMS-Teams den Oracle License Review beim Kunden durchführen. Doch was bedeutet das für Sie und Ihr Oracle Audit?

Die Oracle LMS-Partner sind in der Regel auch Vertriebspartner von Oracle, d.h. dass diese auch Software-Lizenzen verkaufen. Diese Partner-Unternehmen werden für Ihre Arbeit seitens Oracle entlohnt. Es ist anzunehmen, dass die Verprovisionierung umso größer ausfällt, je höher die testierte Unterlizenzierung ist. Nach Branchenmeinung sind Oracle Audits, die von Oracle LMS-Partnern durchgeführt werden, teilweise sogar aggressiver im Vergleich zu License Reviews, die von Oracle selber durchgeführt werden.

Noch viel lukrativer ist es allerdings für Oracle LMS-Partner, im Falle einer etwaig aufgedeckten Unterlizenzierung, dem Kunden auch die fehlenden Lizenzen selber verkaufen zu können. Auf diese Weise wird der Umsatz auf Seiten des Oracle LMS Partners maximiert. Gelegentlich ist das vom Audit betroffene Unternehmen schon lange Kunde bei dem LMS-Partner. Gegenüber dem Kunden wird dann oft diese Argumentation benutzt:

„Gegen ein License Review können auch wir nichts machen, aber wir arbeiten ja nun schon so viele Jahre vertrauensvoll zusammen und da wäre es doch viel besser, wenn wir das Audit bei Ihnen durchführen als Oracle selbst…“

Vergleichen Sie das Oracle Audit mit einer Betriebsprüfung in einem Unternehmen. Halten Sie es für sinnvoll, dass der Steuerberater des Kunden die Betriebsprüfung bei seinem Mandanten durchführt, wenn bekannt ist, dass er umso mehr verdient, je mehr Steuern sein Mandant nachzahlen muss?

Der Mandant ist sicher besser dran, wenn er mit einem unabhängigen Berater an seiner Seite dem Betriebsprüfer des Finanzamtes gegenübertritt.

Was ist ein SAR-Team?

Bei einem SAR-Team (Software Audit Response Team) handelt es sich um eine Gruppe von Experten, die auf Kundenseite den Oracle License Review bearbeiten.

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Was ist ein SAR-Team?

Bei einem SAR-Team (Software Audit Response Team) handelt es sich um eine Gruppe von Experten, die auf Kundenseite den Oracle License Review bearbeiten.

Ein Oracle License Review (Oracle Audit) kann kaum von einer einzelnen Person bearbeitet werden. Zudem ist dies auch nicht sinnvoll. Wenn das Optimum auf Kundenseite erreicht werden soll, benötigt ein Unternehmen, das sich in einem Oracle Audit befindet, ein Team von Experten, die verschiedenste Expertisen vereinen. Dies sind im Einzelnen:

1.       Lizenzmanager

Als erster Ansprechpartner im Unternehmen ist der jeweilige Lizenzmanager zu nennen. Er sollte die bestehende Lizenzierung genau kennen und alle vertragsrelevanten Daten liefern können. Zudem fungiert er als Bindeglied im Unternehmen zu anderen Experten.

2.       Techniker

Zweiter Ansprechpartner ist der Oracle-DBA (Oracle Datenbank Administrator) im Unternehmen, der für die Datensammlung zuständig ist und konkrete Informationen bezüglich der Systemarchitektur liefern kann. Er sollte durch einen externen Techniker ergänzt werden, der die Outputs des Oracle Review Lite Scripts übersetzen kann und zudem wichtige Indikationen bei der Datensammlung mit einem marktgängigen Tool liefern kann.

3.       Rechtsanwalt

Es empfiehlt sich diesem Team einen Rechtsanwalt hinzuzufügen, der dafür zuständig ist, Ihre Rechte bei einem Audit zu sichern. Es genügt jedoch nicht einen schlichten IT-Rechtsanwalt zu beauftragen (das wäre die Minimum-Lösung), sondern es empfiehlt sich einen spezialisierten Anwalt hinzuzuziehen, der auch die speziellen Oracle-Lizenzregeln beherrscht und durch umfangreiche Referenzen seine Erfolge belegen kann bzw. idealerweise sogar bei Oracle selber eine hinreichende Zeit gearbeitet haben sollte. Diese Anforderungen sind in diesem Bereich sehr hoch und wohlmöglich können die in Frage kommenden Anwälte im deutschsprachigen Raum an einer Hand abgezählt werden.

4.       Verhandler

Den bisher genannten Experten sollten Sie einen professionellen Verhandler zur Seite stellen. Hier geht es darum eine Person zu finden, welche die Problematik versteht, die Oracle Lizenzierung kennt, aber darüber hinaus in allen Fragen der Verhandlungsführung im Detail ausgebildet wurde und diese Tätigkeit seit Jahren ausübt. Sämtliche rhetorischen Kniffe und Verhandlungstaktiken müssen beherrscht werden, um Ihre Anforderung in jeder Verhandlung – bei einem Oracle Audit sind das eine ganze Menge – bestmöglich durchzusetzen.

5.       Lizenzexperte

Letztlich benötigen Sie einen Lizenzexperten, der den Lizenzmanager in allen lizenzrechtlich relevanten Fragen unterstützt. Nicht nur der Vergleich zwischen Oracle Single Contracts oder einer Oracle ULA sollte aus dem Stehgreif beherrscht werden, sondern es geht vielmehr darum eine Person zu finden, die idealerweise selber lange bei Oracle gearbeitet hat. Dies sichert Ihnen den Zugang zu detailliertem Insider-Wissen über die Oracle-internen Prozesse – insbesondere die Sales-Prozesse. Nur mit diesem Wissen werden Sie in der Lage sein, den Abschlussbericht und die nach aller Wahrscheinlichkeit auftretende Non-Compliance für Sie optimal zu verhandeln.

Das optimale SAR-Team besteht aus einer Kombination von internen und externen Experten. Da auf dem Markt relativ wenige wirklich unabhängige Berater mit entsprechender Expertise verfügbar sind, ist es bei einem Oracle Audit eine Schlüssel-Aufgabe des Lizenzmanagers oder des CIO’s selbst, dieses Team zeitnah auf die Beine zu stellen. Wenn Sie glauben, entsprechende Personen gefunden zu haben, lassen Sie sich deren Unabhängigkeit schriftlich bestätigen und verlangen Sie Referenzgespräche mit ehemaligen Mandanten dieser Berater. Zudem sollten Sie die schriftliche Bestätigung der potentiellen Berater einholen, dass diese auch auf etwaige Kickbacks und Provisionen von Resellern verzichten.

Welche Tools helfen bei einem Audit?

Vielfach setzen Kunden diverseste Tools bei einem Oracle Audit ein. Viele SAM (Software Asset Management)-Tool-Hersteller werben auch damit, dass mit ihrer Lösung ein Audit besonders gut bewältigt werden kann.

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Welche Tools helfen bei einem Audit?

Vielfach setzen Kunden diverseste Tools bei einem Oracle Audit ein. Viele SAM (Software Asset Management)-Tool-Hersteller werben auch damit, dass mit ihrer Lösung ein Audit besonders gut bewältigt werden kann.

Zunächst ist wichtig zu verstehen, wofür diese Tools ursprünglich entwickelt wurden. Sie sind ausnahmslos für den Zweck geschaffen worden Software auf Ihren Systemen zu finden und zu verwalten. Die am Markt anzutreffenden Anbieter decken dabei ganz unterschiedliche Bereiche ab. Einige Lösungen eignen sich beispielsweise vielfach nur für die Softwareprodukte von bestimmten Herstellern. Manchmal sind sie auch nur zum Auffinden von Software geeignet oder sie zielen darauf ab den Erwerb von Software zu optimieren. Geht es um Oracle Datenbank-Software versagen viele Tools, da sie an den komplizierten Lizenzregeln von Oracle scheitern.

Eine korrekte Lizenzbilanz auf Knopfdruck gibt es im Oracle Umfeld nicht. In jedem Falle müssen die mit dem verwendeten SAM-Tool gewonnenen Daten einer gründlichen Prüfung unterzogen werden – am besten durch unabhängige Fachexperten.

Auf der Internetseite der ProLicense GmbH, einem unabhängigem Beratungshaus für Oracle Lizenzierung und Oracle Lizenzmanagement, können Sie sich das Whitepaper „Was nützen SAM-Tools“ kostenfrei herunterladen:

www.prolicense.de/leistungen/oracle-lizenzmanagement

Möchten Sie Auskünfte zu einem konkreten Tool? Dann nehmen Sie Kontakt zu einem unabhängigen Berater auf:

www.prolicense.de/ueber-uns

Sollte ich einen Rechtsanwalt als Berater beauftragen?

Die Frage, ob Sie einen Juristen beauftragen sollten, muss mit „jein“ beantwortet werden – oder vielmehr mit „nicht nur“.

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Sollte ich einen Rechtsanwalt als Berater beauftragen?

Die Frage, ob Sie einen Juristen beauftragen sollten, muss mit „jein“ beantwortet werden – oder vielmehr mit „nicht nur“.

Wenn Sie ausschließlich auf einen Rechtsanwalt zurückgreifen, werden Sie das Oracle Audit nicht optimal bestehen. Ein Anwalt allein reicht nicht – auch dann nicht wenn es ein Fachanwalt für IT-Recht ist. Sie benötigen vielmehr ein SAR-Team (Software Audit Response Team). Der Rechtsanwalt sollte ein Teil dieses Teams sein.